为什么资金支出的签字流程越来越长-凯发游戏
员工报销时,都需要哪些人签字?中等规模的企业签字流程一般为报销人所在部门的经理(直接领导)、部经办人、、主管副总经理。如果企业没做费用,还需总经理签字。部门经理(直接领导)签字的作用是证明业务事项发生的费用属实,财务部经办人签字目的是审核与金额、核定预算,财务总监签字是为了知悉资金流向,副总或总经理签字是审批同意资金支出。
有多少企业的资金支出审批需要一长串的签字呢?这么多领导签批真的有必要吗?
从规避、相互牵制的原则看,一个事项最多三个人把关就够了。这三个人分别是直接主管、财务审核人、分管领导。企业规模较小时,直接主管、分管领导可能就是一个人。报销费用时,多出来的签批大体属于两种性质:
1*跟风走形式的,只要前面的人签了,后面的人就跟着签;
2*需要满足知情权的,这是上的一个误区,把知情权与审批权混同了。
约定好资金支出的审批流程,这是完善内控的重要手段。遗憾的是,不少企业的财务人员打着加强内控的幌子,肆意把签字流程搞得越来越长。更糟糕的是,这种滥用的做派几乎成了一种趋势。这种管理趋势等于默认追求内控安全可以损伤部分运作效率。
可能在很多人眼里,安全比效率重要,于是冗长的签字流程被不断固化。其实,这是一个认识上的误区,绝对安全的内控本就是不存在的,强化内控不过是为了把风险在企业可以承受的范围内。
还有一点也值得一说,在设计签批流程的过程中,出于免责的考虑,不乏推波助澜之嫌。2015年年底,因为“一次付款的艰难旅程”,某知名企业创始人曾签发电邮批评财务人员,“据我所知,这不是一个偶然事件,不知从何时起,财务忘了自己的本职是为业务服务、为作战服务,什么时候变成了颐指气使,皮之不存,毛将焉附。” 这一案例表明,即便是在一流企业,冗长且死板的资金支出签批流程也可能存在。
除了签字流程长以外,还有的企业追求最后签批人的级别要高,动不动就要求签字流程走到总经理。之所以这么要求,有两种可能:可能一是总经理不愿授权,凡事他都愿意亲力亲为;二是总经理为加强内控,自己在做最后的把关。如此表现,说穿了,还在于企业的管理制度流程不健全、不规范、不透明。
做个总结吧,在企业运营过程中,究竟哪些资金支出需要总经理签字呢?我的建议是:
1 企业处于初创期、规模较小时,总经理一支笔签批不失为好办法;
2 企业内控缺失或内控不健全时,总经理不妨亲自做最后的把关;
3 企业没有实行的,总经理有必要洞悉资金收支全貌;
4 企业超预算的资金支出或预算外资金支出,总经理拥有决定权;
5 大额资金支出,总经理应亲自掌控;
6 企业高管的,总经理要亲自审批。
企业资金支出签批流程亟需简政,简政的思路是什么呢?用任总的话说,让听得见炮声的人做。公司要把决策权交给一线办事的人,平台管理要做的是加强监督权。